Protocolo de Primera Reunión

La primera reunión con un cliente potencial constituye un momento crítico para establecer las bases de una relación profesional sólida y productiva. Este encuentro inicial debe gestionarse con meticulosidad para transmitir profesionalismo, generar confianza y obtener la información esencial que permita evaluar adecuadamente el proyecto.

Definición de objetivos fundamentales de la primera reunión

Establecer credibilidad y confianza mutua.
Comprender el alcance preliminar del proyecto.
Comunicar el enfoque metodológico del equipo.
Alinear expectativas iniciales.
Definir los siguientes pasos.

Selección de participantes y roles clave

Elegir a los miembros correctos que integrarán la primera reunión con los clientes es una tarea importante en la que deberán considerarse los siguientes puntos:

Background tecnológico y de proyectos (lo más acorde posible con el giro del cliente).
Habilidades sociales y de comunicación.
Experiencia previa con el levantamiento de requerimientos.
Conocimiento del giro de NeoDigital y su forma de trabajo.
Conocimiento de proyectos previos y resultados entregados.
En última instancia considerar la disponibilidad.

También es importante tener en cuenta los siguientes actores con los que se espera contar en la reunión:

Administrador de proyectos (o su equivalente) de NeoDigital.
Persona que realizó el primer contacto con el cliente.
Un novicio con poca experiencia para ir fortaleciendo sus habilidades en este tipo de actividades.

Teniendo en cuenta que los actores dentro de las reuniones puede cambiar, es necesario recordar que se deben suplir al menos tres roles dentro de la primera reunión, siendo estos:

Líder de la reunión: persona que guiará la conversación e interactuará más con el cliente.
Responsable de notas: persona encargada de generar notas claras y concisas a forma de resumen, que nos permitan recordar los puntos claves de la reunión.
Diagramador: persona encargada de generar diagramas de flujo, interacción o de procesos, con la finalidad de tener un esbozo inicial de los diferentes procesos que nos concierne tener conocimiento.

Los integrantes seleccionados deberán presentarse con antelación y tiempo suficiente para armar o configurar las herramientas de presentación.

Presentación de los participantes

Presentar a los miembros clave del equipo con sus roles y experiencia relevante es un paso que puede ser llevado por el integrante que más dialogará con el cliente, aunque es recomendado que cada integrante haga su propia presentación para inspirar más confianza y control de la situación.

Escucha activa de problemáticas

Posterior a la presentación de los participantes, se espera que el cliente comience a describir su problemática y será nuestro deber escuchar de la forma más atenta posible, para evitar que el cliente se repita más de lo debido, y al mismo tiempo, que nos brinde el mayor contexto posible, haciendo uso de la paráfrasis para demostrar que estamos entendiendo.

Se recomienda utilizar:

Técnicas de exploración efectiva.
- Estructurar la indagación desde lo general hacia lo específico.
- Iniciar con la identificación del problema macro o necesidad principal.
- Explorar gradualmente ramificaciones y componentes específicos.
- Profundizar en áreas prioritarias según se identifiquen.
Diagramado de ideas y toma de notas.
- Diagramas de flujo simplificados para representar procesos.
- Bocetos de interfaces para validar conceptos visuales.
- Diagramas de contexto para visualizar integraciones.

Aplicación de cuestionarios o herramientas de captación

Para complementar la explicación del cliente y ayudar a que fluyan las ideas, se puede aplicar cuestionarios que nos permitan tener plasmado de primera mano las diferentes problemáticas del cliente.

Preguntas estratégicas

Considerar el siguiente cuestionamiento sistemático orientado a los siguientes temas:

Contexto empresarial
- ¿Qué objetivos estratégicos de negocio se busca alcanzar con esta solución?
- ¿Cómo se relaciona este problema con otros procesos organizacionales?
- ¿Qué impacto cuantitativo/cualitativo tiene actualmente esta problemática?
Usuarios y stakeholders
- ¿Quiénes son los principales afectados por este problema?
- ¿Qué roles interactúan directa o indirectamente con el sistema propuesto?
- ¿Existen diferentes perfiles de usuario con necesidades diferenciadas?
Procesos actuales
- ¿Cómo se gestiona actualmente este proceso?
- ¿Qué herramientas o sistemas se utilizan en este momento?
- ¿Cuáles son los principales puntos de fricción o ineficiencia?
Limitaciones y restricciones
- ¿Existen restricciones técnicas, legales o regulatorias que considerar?
- ¿Cuál es el horizonte temporal para la implementación?
- ¿Hay consideraciones presupuestarias que deban tomarse en cuenta?
Métricas de éxito
- ¿Cómo determinaremos si la solución implementada es exitosa?
- ¿Qué indicadores clave de rendimiento serán relevantes?
- ¿Existen objetivos cuantitativos específicos a alcanzar?